Podział zadań wykonywanych przez jednostki samorządu terytorialnego – przy czym wszystkie zadania samorządu są zadaniami publicznymi – na zadania własne i zlecone regulują przepisy Konstytucji RP oraz ustawy ustrojowe dotyczące poszczególnych szczebli samorządu (ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o samorządzie województwa). Zadania własne, które przysługują samorządowi, muszą zgodnie z art. 16 ust. 2 Konstytucji RP, stanowić istotną część zadań publicznych, co stanowi jeden z najważniejszych wyrazów zasady pomocniczości, zadeklarowanej w preambule Konstytucji. Zadania własne, których istotą jest pozostawienie samorządom swobody w doborze sposobów ich wykonywania, a z reguły także (poza traktowanymi jako wyjątek obligatoryjnymi zadaniami własnymi) samego podjęcia ich wykonywania, muszą być odpowiednio ważne z punktu widzenia miejscowych potrzeb wspólnot samorządowych, a ich zakres powinien być odpowiednio szeroki. Szczególnie wyróżniają się pod tym względem, co także stanowi wyraz zasady pomocniczości, zadania własne gminy, które, w związku ze stwierdzeniem art. 164 ust. 3 Konstytucji) wykonują wszystkie zadania publiczne niezastrzeżone dla innych jednostek samorządu terytorialnego, a zatem ich zadania nie muszą być szczegółowo określone w ustawach, inaczej niż w odniesieniu do powiatu i województwa samorządowego; jest to tzw. domniemanie zadań gmin). Z zadaniami własnymi powinny być skorelowane dochody własne jednostek samorządu terytorialnego z uwzględnieniem ogólnych subwencji z budżetu państwa (art. 167 Konstytucji – tzw. zasada adekwatności); wykonywanie zadań zleconych powinno być natomiast finansowane w drodze dotacji z budżetu państwa.
Poza przepisami Konstytucji, ważną rolę w definiowaniu zadań własnych jednostek samorządu gminnego i powiatowego w kontekście zasady pomocniczości odgrywa, wprost dotycząca tych szczebli samorządu, Europejska Karta Samorządu Lokalnego – jako ratyfikowana i ogłoszona w Dzienniku Ustaw umowa międzynarodowa, postanowienia której mają pierwszeństwo przed odpowiednimi przepisami ustawowymi. Zakres działania samorządu lokalnego został określony w art. 4 Europejskiej Karty Samorządu Lokalnego, zgodnie z którym społeczności lokalne mają – w zakresie określonym prawem – pełną swobodę działania w każdej sprawie, która nie jest wyłączona z ich kompetencji lub nie wchodzi w zakres kompetencji innych organów władzy. Generalnie odpowiedzialność za sprawy publiczne powinny ponosić przede wszystkim te organy władzy, które znajdują się najbliżej obywateli. Powierzając te funkcje innemu organowi władzy, należy uwzględnić zakres i charakter zadania oraz wymogi efektywności i gospodarności. Kompetencje przyznane społecznościom lokalnym powinny być w zasadzie całkowite i wyłączne i mogą zostać zakwestionowane lub ograniczone przez inny organ władzy, centralny lub regionalny, jedynie w zakresie przewidzianym prawem. W przypadku, jak określa to Karta, delegowania kompetencji społecznościom lokalnym przez organy władzy centralnej lub regionalnej (według polskiej terminologii idzie o zadania zlecone), powinny one, w miarę możliwości, mieć pełną swobodę dostosowania sposobu wykonywania tych kompetencji do warunków miejscowych. Karta opiera się również na zasadzie adekwatności – w szczególności, społeczności lokalne maja prawo, w ramach narodowej polityki gospodarczej do posiadania własnych wystarczających zasobów finansowych, którymi mogą swobodnie dysponować w ramach wykonywania swoich uprawnień, a wysokość zasobów finansowych społeczności lokalnych powinna być dostosowana do zakresu uprawnień przyznanych im przez Konstytucję lub przez prawo (art. 9 Karty).
Zasadę określaną jako domniemanie zadań gminy formułuje także art. 6 ustawy o samorządzie gminnym, do zakresu działania gminy należą wszystkie sprawy publiczne o znaczeniu lokalnym, niezastrzeżone ustawami na rzecz innych podmiotów; zgodnie z art. 7 tej ustawy do zadań własnych gminy należy zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty, wobec czego sprawy należące do zakresu zadań własnych gminy wymienia się jedynie przykładowo (dotyczy to 22 rodzajów spraw). Samorząd powiatowy wykonuje jedynie ponadgminne zadania określone ustawami (art. 4 ustawy o samorządzie powiatowym), natomiast do samorządu województwa należą, obok określonych ustawami zadań o charakterze wojewódzkim, ogólniej zadania związane z rozwojem regionalnym na obszarze województwa (art. 12 i 14 ustawy o samorządzie województwa). Należy przy tym wskazać na ścisłe powiązanie art. 6 ustawy o samorządzie gminnym również z art. 15 ust. 1 Konstytucji RP, w myśl którego ustrój terytorialny RP zapewnia decentralizację władzy publicznej, a samorząd terytorialny uczestniczy w sprawowaniu władzy publicznej.
Na, występującą obok zadań własnych, uzupełniającą zatem w stosunku do tych zadań, kategorię zadań zleconych składają się inne zadania publiczne (zasadniczo są to zadania z zakresu administracji rządowej) przekazane jednostkom samorządu terytorialnego w drodze ustawy, jeżeli przekazanie takie wynika z uzasadnionych potrzeb państwa (art. 166 ust. 2 Konstytucji RP). Zadania zlecone to zatem zadania, które państwo powierza samorządowi ze względów pragmatycznych w drodze ustawy i traktuje je jako zadania państwowe z określonymi tego konsekwencjami (finansowanie wykonania w drodze dotacji – na zasadach określonych w ustawie o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w związku z przepisami ustawy o finansach samorządowych). Ustawowe nałożenie na samorząd terytorialny zadań z zakresu administracji rządowej nie powoduje ich asymilacji do zadań własnych. Wynika to z przyjętej zarówno przez Konstytucję RP, jak i ustawodawstwo samorządowe koncepcji dualizmu zadaniowego samorządu terytorialnego.
Oprócz zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, dopuszcza się możliwość nałożenia na jednostki samorządu terytorialnego obowiązku wykonywania zadań z zakresu przygotowań i przeprowadzenia wyborów powszechnych oraz referendów, „które ze swej istoty mają charakter nie samorządowy, obcy dla samorządu terytorialnego w tym znaczeniu, iż nie stanowią kategorii tzw. zadań własnych. Trudno jest je także uznać za zadania rządowe, po pierwsze, z tego powodu, że są wymienione obok zadań z zakresu administracji rządowej, a gdyby nimi były, to nie istniałaby potrzeba ich odrębnego wyszczególnienia, a po drugie z tej przyczyny, że są to raczej kategorie zadań ogólnopaństwowych” (T. Moll).
W nauce prawa podejmuje się próby wskazania cech pozwalających na przyporządkowanie poszczególnych zadań do kategorii zadań własnych bądź zleconych. Zaliczyć można do nich następujące cechy, poza innym źródłem finansowania ich wykonywania:
– zadania własne ustawa definiuje jako zadania dotyczące zbiorowych potrzeb wspólnoty, które jednostka samorządu terytorialnego wykonuje w imieniu i w interesie korporacji samorządowej, natomiast zadania zlecone obejmujące zadania z zakresu administracji rządowej gmina wykonuje w imieniu i na rzecz zlecającego, tj. administracji rządowej; gmina wykonuje jednak wszystkie zadania publiczne (zarówno zadania własne, jak i zlecone) w imieniu własnym i na własną odpowiedzialność, zatem ta cecha bywa kwestionowana;
– jeżeli określone zadanie powinno być wykonywane na obszarze całego kraju według jednolitych reguł, w sposób zestandaryzowany i w sformalizowanym trybie, to jest to zadanie zlecone – jeżeli zaś określone zadanie nie jest i nie musi być wykonywane na tych zasadach, wówczas jest to zadanie własne samorządu;
– zadania własne przypisywane są jednostkom samorządu na zasadzie decentralizacji, zadania zlecone na zasadzie dekoncentracji;
– o przekazaniu gminie zadań z zakresu administracji rządowej decyduje funkcjonalność tego rozwiązania przejawiająca się przede wszystkim ułatwieniem dostępu obywateli do organów administracyjnych wykonujących konkretne czynności, dzięki takiemu rozwiązaniu nie tworzy się na stopniu podstawowym administracji publicznej odrębnych organów administracji rządowej, a wykonywanie zadań rządowych zleca się samorządowi terytorialnemu.
Do niedawna cechą odróżniającą zadania własne od zleconych były różne kryteria nadzoru nad ich wykonywaniem. Zadania własne podlegały nadzorowi wyłącznie z punktu widzenia ich legalności. Zadania zlecone, prócz konieczności spełniania kryterium legalności do wejścia w życie Konstytucji RP podlegały nadzorowi również z punktu widzenia kryteriów celowości, rzetelności i gospodarności. W obecnym stanie prawnym działalność samorządu terytorialnego (zadania własne i zadania zlecone) podlega nadzorowi wyłącznie z punktu widzenia legalności, co zapewnia zgodność ustaw samorządowych z Konstytucją RP. Od tej zasady nie przewidziano żadnych wyjątków. Do niedawna (do 2000 r.) samorządowe kolegia odwoławcze były organami wyższego stopnia jedynie w odniesieniu do decyzji administracyjnych wydawanych przez organy jednostek samorządu terytorialnego w zakresie ich zadań własnych; w sferze zadań zleconych organami odwoławczymi były właściwe organy administracji rządowej. Obecnie kolegia są organami odwoławczymi także od decyzji wydanych w sprawach z zakresu zadań zleconych, choć w tym zakresie ustawodawca może postanowić (i postanawia) inaczej.
Trybunał Konstytucyjny przyjął w orzecznictwie ogólną dyrektywę dla ustawodawcy, aby przypisywał samorządowi terytorialnemu jako własne takie zadania, które mają charakter publiczny oraz wiążą się z zaspokajaniem potrzeb mieszkańców jednostki samorządu terytorialnego, a ponadto mogą być realizowane w obrębie właściwości miejscowej jednostki samorządu terytorialnego.
Zaznaczyć należy, że trzeci rodzaj zadań jednostek samorządu terytorialnego – zadania powierzone na podstawie porozumienia, zawartego, w ramach wynikających z odpowiedniej ustawy, z właściwym organem administracji rządowej lub organem samorządu – mogą być zadania zarówno własne, jak i zlecone.