Ujęta w definicji legalnej zawartej po raz pierwszy w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, która została uchwalona w celu wykonania dyspozycji zawartej w art. 61 Konstytucji RP.
W skali światowej pierwsze debaty na temat uczynienia jawną działalności administracji publicznej zainicjowano już w wieku XVIII: prawo dostępu do informacji publicznej gwarantowała Deklaracja Praw Wirginii już w 1776 r. W ślad za nią podążyło ustawodawstwo francuskie (Deklaracja Praw Człowieka i Obywatela, 1789 r.: „Społeczeństwo ma prawo żądać od każdego urzędnika publicznego zdawania sprawy z jego czynności urzędowych.”), zaś spośród aktów prawa międzynarodowego Powszechna Deklaracja Praw Człowieka ONZ z roku 1948 („Każdy człowiek ma prawo do (…) otrzymywania i rozpowszechniania informacji i idei wszelkimi środkami, bez względu na granice.”) oraz Konwencja o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności z 1950 r.
W ujęciu normatywnym na gruncie prawa polskiego publiczną jest każda informacja o sprawach publicznych. Prawo do uzyskania informacji uznanej za publiczną przysługuje każdemu. Prawo to jednak podlega pewnym ograniczeniom w zakresie i na zasadach określonych w ustawie o ochronie informacji niejawnych oraz w ustawach o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych, a także ze względu na interes prywatny oraz tajemnicę przedsiębiorcy.
Udostępnieniu podlega informacja publiczna w szczególności w zakresie polityki wewnętrznej i zagranicznej państwa, danych publicznych, działalności podmiotów wykonujących zadania publiczne lub z jakiegokolwiek tytułu uprawnionych do dysponowania majątkiem publicznym. Udostępnianie informacji opiera się na różnych kanałach dostępności, ustawa wymienia w szczególności Biuletyn Informacji Publicznej oraz udostępnianie informacji w centralnym repozytorium. W ramach publiczności informacji każdy ma również prawo wstępu na posiedzenia organów wykonujących zadania publiczne, w tym do dostępu do materiałów audiowizualnych i teleinformatycznych dokumentujących te posiedzenia.
Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) jest urzędowym publikatorem elektronicznym, który ma na celu powszechne udostępnianie informacji publicznej w postaci cyfrowej. Na biuletyn składają się strony www, na których władze publiczne oraz inne podmioty wykonujące zadania publiczne udostępniają informacje publiczne wymagane przez polskie prawo.
Prawo do uzyskania informacji publicznej, w świetle ustawy, ma każda osoba, która zainteresowana byłaby ich uzyskaniem. Odnosi się to również do osób niezamieszkujących terytorium państwa, a także do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Ustawa nie wymaga przy tym od zainteresowanego, aby wykazywał interes prawny czy faktyczny do danej informacji publicznej. W kwestii zdolności interesanta do czynności prawnych należy pamiętać, że o ile wydanie informacji osobie ubezwłasnowolnionej czy niepełnoletniej poprzez samo udostępnienie danych nie budzi wątpliwości, to jednak osoby takie nie mogą być adresatami indywidualnych aktów, które w pewnych szczególnych kwestiach mogą okazać się niezbędne.
Wniosek o udostępnienie informacji nie musi być uzasadniony. Zobowiązany do jego przyjęcia jest każdy organ władzy publicznej, który jest w posiadaniu danego dokumentu objętego wnioskiem o udostępnienie. Jeśli organ dokumentem nie dysponuje, powinien w miarę możliwości skierować wnioskodawcę do właściwego organu. Obowiązek pomocy wnioskodawcy obejmuje również pomoc w zidentyfikowaniu dokumentu, gdy został on określony nieprecyzyjnie.
Odmowa udzielenia informacji publicznej może nastąpić przez wzgląd na ochronę informacji niejawnych <informacja niejawna> , innych informacji ustawowo chronionych <informacja chroniona> (tajemnica przedsiębiorstwa, adwokacka) lub ze względu na prywatność osoby fizycznej. W każdym przypadku odmowa udzielenia informacji publicznej przybiera formę zaskarżalnej decyzji administracyjnej <decyzja administracyjna>.
Na gruncie ustawy mamy do czynienia z szerszym ujęciem zakresu podmiotowego niniejszej regulacji, niż w przypadku tej znajdującej się w Konstytucji RP.
Uprawnienie do uzyskania informacji uznanej za publiczną zostało wprost zagwarantowane w Konstytucji RP; ujęcie ustawowe różni się w pewnym zakresie od konstytucyjnego, poczynając od tego, że w Konstytucji nie jest używane określenie „informacja publiczna”, lecz określenie opisowe. Artykuł 61 ust.1 Konstytucji stanowi: „Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. Prawo to obejmuje również uzyskiwanie informacji o działalności organów samorządu gospodarczego i zawodowego, a także innych osób oraz jednostek organizacyjnych w zakresie, w jakim wykonują one zadania władzy publicznej i gospodarują mieniem komunalnym lub majątkiem Skarbu Państwa.” Ograniczenie tego prawa Konstytucja RP przewiduje jedynie przez wzgląd na „określone w ustawach ochronę wolności i praw innych osób i podmiotów gospodarczych oraz ochronę porządku publicznego, bezpieczeństwa lub ważnego interesu gospodarczego państwa”, co wyraźnie wskazuje na wysoką rangę prawa do informacji publicznej pośród innych: można zaryzykować stwierdzenie, że jest ono jednym z filarów współczesnego ustroju demokratycznego. Ustawie o dostępie do informacji publicznej powstała zatem jako podstawa realizacji prawa powszechnie zagwarantowanego konstytucyjnie.
Konstytucja wyraźnie wspomina o prawie obywatela do uzyskania informacji publicznej, pomija się tutaj zupełnie osoby obywatelami niebędące, a także wszelkie konstrukcje prawne ponad osoby fizyczne, co wyraźnie zawężałoby nam zakres podmiotowy niniejszej regulacji. Reguły wykładni systemowej i celowościowej skłaniają jednak do interpretacji rozszerzającej art. 61 w ten sposób, że nadrzędne nad statusem obywatela staje się prawo do równego traktowania i niedyskryminacji. Nie jest to również instytucja prawa politycznego. Prowadzi to do wniosku, że prawo do uzyskania informacji publicznej ma również cudzoziemiec, a także osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, gdyż węższe rozumienie byłoby wysoce nieuzasadnione.
Obowiązek zapewnienia dostępu do informacji publicznej jest chronioną wartością na poziomie krajowym nie tylko w polskim porządku prawnym. Jednym z pierwszych państw, które postanowiły uregulować kwestię dostępu do informacji publicznej były Stany Zjednoczone Ameryki. Znamienny argument w obronie jawności publicznego prawa wystosował już na przełomie wieku XVIII i XIX James Madison, jeden z ojców konstytucyjnej Ameryki: „Powszechny rząd bez powszechnej informacji jest jak prolog do farsy albo tragedii, albo obu na raz.” Obowiązek informacji publicznej zgodnie z aktualnie obowiązującą amerykańską ustawą o informacji publicznej ma charakter powszechny i ciąży na każdej jednostce administracji państwowej. Odpowiada mu prawo do informacji po stronie każdej osoby zainteresowanej. Obowiązek informacji publicznej na gruncie ustawodawstwa USA polega m.in. na odrębnym formułowaniu i publikowaniu na bieżąco w specjalnie utworzonym do tego celu Rejestrze Państwowym (odpowiednik BIPu) opisów struktury administracyjnej, formalnych zasad procedury, wszelkich nowelizacji prawa oraz ostatecznych opinii organów państwowych w kwestii wykonywanych przez nie zadań publicznych. W odróżnieniu od ustawy polskiej, prawo amerykańskie wprost gwarantuje dostęp do informacji uznanych za publiczne za pośrednictwem elektronicznych środków informacji.
Należy mieć przy tym na względzie, że Stany Zjednoczone jako państwo związkowe, obdarzyły poszczególne federacje znaczącą autonomią, również w kwestii prawodawstwa. Ogólne rozumienie pojęcia informacji publicznej z ustawy ogólnokrajowej może więc przybierać różne rozwinięcia każdorazowo w zależności od konkretnej regulacji prawa miejscowego.
Ustawa francuska o dostępie do informacji publicznej przewiduje, że dokumenty administracyjne mogą być udostępniane osobom, które tego zażądają, bez względu na to, czy dokumenty te zostały wytworzone przez administrację państwową, samorządową, czy przez zakłady i instytucje (również prawa prywatnego) mające za zadanie zarządzanie służbą publiczną. Ujęcie normatywne prawa dostępu do informacji publicznej wygląda bardzo podobnie również w innych państwach europejskich. Z ciekawszych przykładów, ustawa szwedzka prawo dostępu do informacji motywuje celem „zapewnienia swobodnej wymiany opinii i oświecenia społeczeństwa”, ustawa portugalska natomiast czyni prawo dostępu do informacji pięcioprzymiotnikowym: „zgodnie z zasadami powszechności, przejrzystości, równości, sprawiedliwości i bezstronności.”
Aktualnie obowiązującym aktem prawnym na gruncie Unii Europejskiej, a regulującym kwestię dostępu do unijnej informacji publicznej, jest Rozporządzenie 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji. Już na samym wstępie w podpunkcie 14 akt stanowi: „Każda instytucja powinna podjąć kroki niezbędne do informowania opinii publicznej o nowych postanowieniach, jakie wchodzą w życie, oraz szkolenia personelu w pomaganiu obywatelom w korzystaniu z ich praw zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W celu ułatwienia obywatelom korzystania z ich praw każda instytucja powinna zapewnić dostęp do rejestru dokumentów.” W artykule 6 niniejszego Rozporządzenia natomiast, unijny ustawodawca gwarantuje obywatelom Unii Europejskiej pomoc i dostęp do informacji na temat składania wniosków, czy też udostępnienia określonych dokumentów. Unijne przepisy nie zawierają definicji legalnej informacji publicznej, stąd pojęcie to należy rozumieć szeroko i nie bez odwołania się do ustawodawstwa krajowego.
Kwestia prawa do informacji publicznej była i jest przedmiotem rozmaitych analiz i ocen w doktrynie. Wątpliwości wzbudza przede wszystkim użycie przez ustawodawcę kilku definicji normatywnych, których zakresy podmiotowe i przedmiotowe nie pokrywają się w całości: Konstytucja RP dostęp do informacji publicznej zapewnia obywatelom polskim, ustawa o dostępie do informacji publicznej zaś stwierdza, że prawo to przysługuje każdemu zainteresowanemu jego wypełnieniem. Wykładnia celowościowa odmiennych definicji każe sądzić, że prawo do informacji publicznej przysługuje wszystkim zainteresowanym, nie wyłączając cudzoziemców, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. „Nie powinno się mieć obiekcji wobec ustawowego przekształcenia prawa do uzyskiwania informacji z prawa obywatela w prawo każdego człowieka (…)”
Kolejną kwestią sporną jest hipotetyczna forma, w której miałaby występować informacja publiczna podlegająca udostępnieniu. Istotna jest treść, a nie nośnik na którym informację utrwalono. Cytując E. Jarzęcka-Siwik: „Dokument jest jedynie środkiem realizacji celu i ważne jest, by nie stawiać znaku równości między informacją a dokumentem. Dokument jest tylko nośnikiem informacji. W praktyce często zdarza się, że żądana informacja zawarta jest w kilku dokumentach lub nawet nie uzyskała takiej postaci. Jednak z woli ustawodawcy brak zagregowanych danych nie stanowi przeszkody w uzyskaniu informacji przez podmiot uprawniony”. Należy uznać, że przekazywanie informacji publicznej może mieć formę ustną, jak również nie musi być pierwotnie utrwalone na żadnym dokumencie, aby mógł danej informacji zostać przypisany przydomek publicznej.